イベントを開催するにあたって、申込受付や問い合わせ対応・参加者への案内配信・データ管理といった事務局業務は、企画や集客・当日運営と並行して進めるには膨大な工数がかかります。
そのため、対応できる人手が足りず、事務作業に追われて本業に支障が出ている場合には、イベント事務局代行への依頼を検討してみましょう。
そこで本記事では、おすすめのイベント事務局代行会社10選を紹介します。
イベント事務局代行を利用するメリットや選び方・注意点についても紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。
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目次
イベント事務局代行とは？
イベント事務局代行とは、イベントの開催に必要な事務局業務を外部の専門会社が代わりに行うサービスのことです。
イベントの開催・運営では、申込受付や問い合わせ対応・参加者への案内配信・データ管理など、多くの事務作業が発生します。
担当者だけで対応するには工数が膨大になりやすいことから、最近では外部の専門会社に依頼する企業が増えています。
おすすめのイベント事務局代行会社10選
おすすめのイベント事務局代行会社は、以下の通りです。
- 株式会社ニューズベース
- 株式会社ジャンボ
- 株式会社TKP
- 株式会社広済堂ネクスト
- 株式会社イベント・レンジャーズ
- 株式会社ゼロイン
- 株式会社プロアクティブ
- 株式会社ユニオンアルファ
- 株式会社グロップ
- 株式会社ラッシュ・インターナショナル
順番に紹介します。
株式会社ニューズベース
株式会社ニューズベースは、1989年に設立された、イベントやセミナー・展示会の企画から事務局運営・当日運営・フォローアップ支援までをトータルでサポートするイベント会社です。
イベント事務局では、申込受付や問い合わせ対応・参加者への案内配信・データ管理まで一貫して対応できます。
集客支援や当日スタッフの手配など、開催前後の工程をまとめて任せられる点も特徴です。
年間400件以上の運営実績を持ち、中小企業から大手企業・大学・官公庁まで幅広く支援しているため、初めての開催でも安心して相談できるでしょう。
| 社名 | 株式会社ニューズベース |
| 所在地 | 東京都中央区銀座七丁目16番12号 G-7ビルディング9階 |
株式会社ジャンボ
株式会社ジャンボは、1973年の創業以来、イベントやキャンペーン・学会の開催サポートと事務局代行をワンストップで行う総合サポート会社です。
アンケート業務や印刷発送・データ処理といった事務工程から、問い合わせ対応・申込管理まで幅広く対応しています。
会場開催はもちろん、Web開催や会場とオンラインの同時開催に対応している点も特徴です。
事務作業から開催運営まで一括で任せたい場合に頼りになるでしょう。
| 社名 | 株式会社ジャンボ |
| 所在地 | 神奈川県横浜市青葉区荏田町1474-4 |
株式会社TKP
株式会社TKPは、全国の会議室や貸しホールを運営するTKPグループのネットワークを活かした事務局代行サービスを提供しています。
専門スタッフによるスピード対応が特徴で、問い合わせ対応やメール配信・資料作成などの業務を柔軟に任せられます。
会場手配と事務局運営を同じグループ内で整えられるため、開催準備の手間を減らしやすい点も強みです。
会場の確保から事務局業務まで、まとめて依頼したい企業に適しています。
| 社名 | 株式会社TKP |
| 所在地 | 東京都新宿区市谷八幡町8番地 TKP市ヶ谷ビル2F |
株式会社広済堂ネクスト
株式会社広済堂ネクストは、年間249件の事務局運営実績を持つ広済堂グループのBPO会社です。
キャンペーンやイベント・資格試験などの問い合わせ対応をはじめ、応募管理や当選通知の発送業務・給付金業務まで幅広く手掛けています。
グループ内で印刷から発送・システム開発まで一貫した体制を整えているため、件数の多い大規模な事務局業務にも対応可能です。
年間実績が多く体制の厚い会社に任せたい企業に向いています。
| 社名 | 株式会社広済堂ネクスト |
| 所在地 | 東京都港区芝浦1丁目2番3号 シーバンスS館13F |
株式会社イベント・レンジャーズ
株式会社イベント・レンジャーズは、社内イベントや表彰式・セミナー・シンポジウムの企画・運営から事務局代行までを一気通貫で手掛ける会社です。
問い合わせ対応や申込管理・参加登録システムの構築など、事務局業務をまるごと任せられる点が強みです。
メール対応や専用電話対応を月額固定の料金で提供しているため、費用感を掴みながら予算を組み立てやすくなります。
対応範囲と費用を見極めたうえで、信頼して依頼したい企業に向いています。
| 社名 | 株式会社イベント・レンジャーズ |
| 所在地 | 東京都港区芝2-29-10 常和芝ビル7階 |
株式会社ゼロイン
株式会社ゼロインは、総務・人事部門の業務代行や社内イベント・式典の事務局運営を手掛ける会社です。
社内イベントや式典・表彰式などの事務局運営に実績があり、案内状の送付や会場手配から当日の受付対応までを幅広くサポートします。
社内部門に寄り添った運用を得意としているため、外部へ発注しにくい社内向けのイベントでも安心して任せられる点も強みです。
社内イベントや式典の事務局を丸ごと整えたい企業に適しています。
| 社名 | 株式会社ゼロイン |
| 所在地 | 東京都千代田区内幸町1-5-2 内幸町平和ビル20階 |
株式会社プロアクティブ
株式会社プロアクティブは、2001年の創業以来、学会や研究会・セミナーといった学術系の事務局代行に取り組む会社です。
参加者や演者の管理から演題・抄録対応・問い合わせ対応・資料の作成まで、事務局業務をまるごと代行できる体制が強みです。
50を超える団体の業務代行実績を持ち、医局や委員会との細かい調整にも対応しています。
学会や団体運営など、継続的な事務局業務を任せたい企業や団体に適しています。
| 社名 | 株式会社プロアクティブ |
| 所在地 | 兵庫県神戸市中央区京町83 三宮センチュリービル3階 |
株式会社ユニオンアルファ
株式会社ユニオンアルファは、イベントの企画・運営から用品レンタル・会場設営までをトータルで手掛けるイベントプロデュース会社です。
キャンペーン事務局の運営にも対応しており、応募受付から当選通知・賞品の発送業務までを一括して任せられます。
企画から設営・運営までを一社で担えるため、事務局と現場を別々に手配する手間がない点も強みです。
事務局業務とイベント運営をまとめて依頼したい企業におすすめです。
| 社名 | 株式会社ユニオンアルファ |
| 所在地 | 兵庫県加古川市野口町坂元329-60 |
株式会社グロップ
株式会社グロップは、BPO・アウトソーシングサービスを展開する企業で、事務局業務の代行にも対応しています。
専用のBPOセンターに事務局を開設し、問い合わせ対応やデータ入力・書類のデータ化・DM発送といった幅広い業務を安定して担います。
全国に拠点とオペレーション体制が整備されているため、大規模かつ長期の事務局運営にも対応できる点が強みです。
事務作業を中心に安定した体制で外注したい企業に向いています。
| 社名 | 株式会社グロップ |
| 所在地 | 岡山県岡山市中区さい70-3 |
株式会社ラッシュ・インターナショナル
株式会社ラッシュ・インターナショナルは、名古屋と東京を拠点に販促支援を手掛ける会社で、キャンペーン事務局の代行に定評があります。
商品の抽選や発送といった応募管理業務から、問い合わせ窓口の代行までをまるごと一括で任せられる点が強みです。
Web制作やアンケート調査など、事務局以外の周辺業務と組み合わせた提案にも対応しています。
キャンペーン事務局を小規模な予算から相談したい企業におすすめです。
| 社名 | 株式会社ラッシュ・インターナショナル |
| 所在地 | 愛知県名古屋市中区丸の内3-6-27 EBSビル2F |
イベント事務局代行を利用するメリット
イベント事務局代行を利用するメリットは、以下の通りです。
- 人件費やコストを最適化できる
- 開催規模や形式の変化に柔軟に対応できる
- 事務局運営の仕組みを社内に蓄積できる
順番に解説します。
人件費やコストを最適化できる
イベント事務局を内製する場合には、専任スタッフの人件費に加えて、採用や教育・電話回線などの環境整備にもコストが必要です。
事務局代行を利用すれば、開催の規模や時期に合わせて必要な分だけ業務を発注できるため、固定費としての人件費を変動費に置き換えられます。
開催頻度が低いイベントでも、使用しない期間の維持費が発生しない点も、コスト面での大きなメリットです。
結果として、限られた予算の中でも開催品質を確保しやすくなるでしょう。
開催規模や形式の変化に柔軟に対応できる
イベントの申込数や問い合わせ件数は、開催直前や告知時期に急増するなど、事前に正確な予測が難しいものです。
事務局代行であれば、対応件数の増減に合わせてスタッフの体制を調整できるため、繁忙時でも対応品質を維持できます。
オンライン開催と会場開催の同時実施など、開催形式が変わる場合でも、必要な業務だけを組み替えて依頼できる点も強みです。
初めての規模拡大や新しい形式の開催でも、無理のない体制を整えられるでしょう。
事務局運営の仕組みを社内に蓄積できる
事務局代行会社は、応対マニュアルや申込フォームのテンプレート・進行管理シートなど、運営に必要な仕組みをすでに整えています。
代行を活用するなかでこうした資料を共有してもらうことで、社内に事務局運営の標準的なフローが残ります。
次回以降の開催では、自社で対応できる範囲が広がり、外注する業務を必要な部分だけに絞り込むことも可能です。
単発の外注に終わらせず、社内のイベント運営力を高める土台にできる点も、代行活用ならではのメリットといえるでしょう。
イベント事務局代行会社の選び方
イベント事務局代行会社を選ぶ際には、以下のポイントを意識しましょう。
- 依頼範囲が合っているか
- 提案内容が具体的か
- これまでの実績があるか
- 費用の説明が明確か
順番に解説します。
依頼範囲が合っているか
イベント事務局代行の対応範囲は、問い合わせ対応のみを請け負う会社から、申込管理や会計精算・当日運営まで一括で対応する会社まで幅があります。
そのため、任せたい業務を先にリストアップしたうえで、対応範囲と合致しているかを確認しましょう。
依頼後に範囲を広げると追加費用が発生しやすいため、想定する業務範囲を最初に共有しておくことが大切です。
提案内容が具体的か
初回相談の段階では、体制や担当者数・進行スケジュール・対応フローまで具体的に示されるかが判断のポイントになります。
問い合わせ対応を含む場合には、応対マニュアルの有無やクレーム時のエスカレーション対応も併せて確認しておきましょう。
参加者の個人情報を扱うため、管理方法やセキュリティ体制が整っているかも重要なチェック項目です。
認識ズレを防ぐためにも、提案内容の具体性を比較したうえで依頼先を絞り込むことをおすすめします。
これまでの実績があるか
事務局代行といっても、セミナー・キャンペーン・学会など、対応するイベントの種類によって求められるノウハウは異なります。
そのため、同種のイベント・同程度の規模での運営実績があるか、年間の代行件数とあわせて確認しておきましょう。
実績が近い会社ほど問い合わせ対応の品質や進行管理に期待でき、初めての開催でも安心して任せられます。
継続的に事務局を運営する場合は、長期契約や運営支援の実績があるかもあわせてチェックしましょう。
費用の説明が明確か
事務局代行の料金体系は、月額定額制・プロジェクト単位・従量制の大きく3つに分かれます。
そのため、対応範囲に対して料金の内訳が明確に示されているか、対応件数の上限や追加費用の発生条件が事前に説明されるかを確認しましょう。
メール対応と電話対応など、業務内容別の単価を比較することで、自社の依頼内容に合った料金水準を見極めやすくなります。
総額の安さだけで判断せず、説明が丁寧な会社を選ぶことが後々のトラブル防止につながります。
イベント事務局代行で失敗しないための注意点
イベント事務局代行で失敗しないためには、以下の点に注意しましょう。
- 依頼前に目的・KPI・社内体制を明確にする
- 丸投げせず役割分担と確認フローを決めておく
- 開催後のフォロー設計まで含めて依頼範囲を決める
順番に解説します。
依頼前に目的・KPI・社内体制を明確にする
イベント事務局を外部化する場合でも、開催目的や目標とする参加者数・満足度などのKPIは自社で決めておくべき項目です。
目的が曖昧なまま依頼すると、代行会社との対応範囲に認識ズレが生じ、求めていた成果からずれる恐れも出てきます。
加えて、社内の意思決定者や確認方法を先に整理しておくことで、進行中の判断もスムーズになります。
依頼前に目的・KPI・社内体制の3点を明確にしたうえで、代行会社へ要件を伝えられる状態にしておきましょう。
丸投げせず役割分担と確認フローを決めておく
事務局業務を任せる場合でも、企画判断や対外発言・予算の承認など、自社が担うべき業務は明確に切り分けることが重要です。
丸投げに近い形で進めると、判断の遅れや認識ズレが起きやすく、結果として開催の品質低下につながりかねないからです。
定例報告の頻度や承認フロー・緊急時の連絡先を事前に決めておくことで、進行中の手戻りや認識ズレを防げます。
役割分担を文書にまとめ、双方の認識をそろえたうえで依頼を開始しましょう。
開催後のフォロー設計まで含めて依頼範囲を決める
イベントの成功は、開催後のアンケート集計や御礼メール・データ整理・報告書作成まで含めて決まります。
事務局代行の依頼範囲に事後業務を含めないと、フォロー漏れが起きたり社内担当者の負担が開催後にも残ったりします。
そのため、事後業務の期間と範囲を契約時に明記し、開催後も体制が維持されるように設計することが大切です。
開催後まで見据えた依頼範囲にすることで、次回開催に向けたPDCAを回しやすくなるでしょう。
まとめ
本記事では、イベント事務局代行を利用するメリットや選び方・注意点・おすすめの会社10選について解説しました。
イベントを成功させるには、開催の目的を明確にしたうえで、自社の体制や規模に合ったパートナーを選ぶことが重要です。
事務局代行を活用することで担当者の負担を軽減しつつ、申込から開催後のフォローまでを安定した品質で進められます。
まずは複数の会社に相談し、見積もりや提案内容を比較しながら自社に合った一社を選んでみましょう。
「イベント事務局代行会社が多すぎてどこに相談すればいいのかわからない…」という場合には、株式会社ニューズベースにお気軽にご相談ください。